Система електронного документообігу

Обробка будь-якої вхідної та вихідної кореспонденції: підготовка, реєстрація, розгляд, обробка, узгодження та підписання відповіді, виконання та контроль, підтримка штрих-кодування, інтеграція з електронною поштою

Автоматизація процесів внутрішнього узгодження, підписання та контролю документів: заявки співробітників, накази та розпорядження, кадрові документи, доповідні записки, внутрішні нормативні документи, заявки на закупівлі тощо

Створення, узгодження та проведення нарад та зустрічей: організація та узгодження питань до обговорення, голосування, формування та підписання протоколів, а також створення доручень та контроль їх виконання

Автоматизація життєвого циклу договорів компанії — від створення, узгодження та підписання до контролю зобов'язань, пролонгації та зберігання. Продукт дозволить побудувати реєстр договорів, пов'язаних з ними документів та реєстр контрагентів компанії

Кожен співробітник отримує особистий простір, де агрегуються усі завдання та доручення й документи. Співробітник може налаштувати собі дашборд з важливими повідомленнями та інформацією про останні активності

Ви зможете повноцінно працювати з контрагентами (клієнтами, постачальниками, партнерами), створюючи загальнодоступні форми для заповнення або конструюючи спеціальні електронні листи для швидкого узгодження документів та надання інформації

Продукт забезпечує управління повним життєвим циклом документів: створення, реєстрація, узгодження, підписання, редагування, виконання, додавання файлів, керування версіями, зберігання, архівування, передача тощо

Завдяки гнучкому конструктору співробітники зможуть побудувати процес узгодження будь-якої складності — легко обрати тип узгодження (послідовне, паралельне або комбіноване), визначити людей, що узгоджують та налаштувати етапи

Для типових документів передбачені шаблони узгодження з налаштуванням автоматичного визначення маршрутів узгодження за рядом умов (тип документа, валюта, сума, напрям діяльності)

Підтримка накладання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) для всіх видів документів та групові операції із декількома документами, зокрема пакетне цифрове підписання. Перегляд переліку підписантів документа, верифікація підписів, завантаження P7S файлу

Цілодобовий доступ до усіх документів з будь-якого пристрою та в будь-якому місці, робота з файлами будь-якого формату, одночасне редагування та рецензування з колегами онлайн, конвертація текстового документа у формат PDF

Гнучке налаштування шаблонів документів (листи, заявки, договори, рахунки, накази, протоколи тощо). Сформуйте власну бібліотеку готових шаблонів для економії часу та дотримання корпоративних стандартів

Завдяки конструктору автоматичних нумераторів усі елементи в системі реєструються та нумеруються згідно з політикою компанії з застосуванням механізму попередження повторної реєстрації або дублювання

Протягом усього життєвого циклу документа забезпечується можливість працювати з командою онлайн: редагування, рецензування, коментування, консолідування змін

Обговорюйте важливі питання та залишайте коментарі не лише в самому файлі, але й в карточці документа. Усі коментарі та відповіді показуються у простому дереві коментарів

Для впевненості у правильності заповнення полів або повноті пакета документів передбачений зручний чек-лист з індикаторами та перевіркою наявності накладених цифрових підписів

Збереження різних версій документа в процесі роботи над ним та підтримка багаторівневого версіювання з можливістю порівняння змін між версіями

Налаштовуйте зв'язки між картками документів або файлами для постійного доступу до повної інформації — наприклад, пов'яжіть договори з додатковими угодами, рахунками чи актами

Потужні засоби опрацювання завдань та контролю дедлайнів: отримання завдань з пріоритизацією, контроль їх виконання, наочна візуалізація протермінованих завдань. Функція циклічного контролю для повторюваних завдань

Щоб не пропускати контрольні дати та завдання, ви зможете отримувати автоматичні оповіщення та нагадування на електронну пошту або SMS з власними шаблонами та умовами

Гнучкий багатофункціональний пошук з повнотекстовим пошуком за змістом документів з урахуванням морфології. Збереження фільтрів за атрибутами, сортування, групування та експорт результатів у Excel

В календарі міститься інформація про наради, засідання, свята, тренінги, дні народження, резервування ресурсів (переговорні кімнати, проєктори). Доступна інтеграція з Microsoft Exchange, Google Calendar та іншими

Можливість побудувати повноцінний структурований архів документів організації з доступом 24/7 до необхідної інформації. Експорт бази документів або результатів пошуку в Excel для подальшої роботи

В реєстрі зберігається повна інформація про кожного контрагента, реквізити юридичних осіб та персональні дані фізичних осіб, контактна інформація представників та контактних осіб

Автоматизація HR-процесів (відпустки, відрядження, лікарняні, довідки з місця роботи), налаштування автоматичного делегування та заміщення. Візуалізація організаційної структури та картотека користувачів

Можливість налаштування власних маршрутів бізнес-процесів, назв елементів, атрибутів карток без написання програмного коду завдяки low-code та no-code інструментам (зокрема BPMN)

Адміністратори можуть налаштовувати процеси, форми, класифікацію та довідники, управляти ролями та правами, вести аудит подій в системі та відстеження дій

Підсистема керування ролями та правами користувачів: гнучке налаштування прав доступу та дозволів, налаштування доступних функцій для різних груп користувачів, повноцінна підтримка Azure Active Directory

Зберігання детальної історії дій у системі дає можливість переглядати дані за системою або за конкретним користувачем та створювати звіти аудиту з повною інформацією про роботу з документами

Боти для платформ Viber та Telegram: отримання та виконання завдань, пошук документів, пошук співробітників тощо

Потужні засоби побудови звітів та велика кількість вбудованих шаблонів. Дашборди для візуалізації даних та розуміння ключових показників діяльності, виконавчої дисципліни, ефективності, навантаження на співробітників

Систематизоване представлення інформації в стандартному інтерфейсі, уніфікований дизайн карток. Можливість повноцінної роботи з мобільних пристроїв та будь-яких інших девайсів, адаптивний дизайн для різних розмірів екрана

Кастомізація інтерфейсу та можливість повної адаптації під ваш брендбук з функцією індивідуального налаштування подання та зовнішнього вигляду продукту

Підтримка багатомовності (EN, DE, PL, UK тощо), вибір різних мов інтерфейсу за бажанням користувача системи

softXspace Business дозволяє автоматизувати увесь комплекс бізнес-процесів організації, завдяки чому досягається значне зменшення витрат часу на обробку документів, скорочення до 60% операційних втрат, зменшення на 30% адміністративних витрат, зниження фінансових ризиків через затримки, скорочується з 2-3 тижнів до 1 години час на погодження та підписання документів. Платформа softXspace надає можливість впровадження продукту на повністю безкоштовному стеку серверних продуктів (операційна система, база даних, сервер додатків, засоби розробки), що забезпечить низьку вартості володіння системою та низькі накладні витрати

Продукт забезпечує надійне зберігання документів у хмарі, унеможливлює виток даних та надає користувачам захищений доступ у будь-який зручний час. Ви зможете мати повний доступ до файлів 24/7, працювати будь-де та будь-коли, включаючи можливості командної роботи та онлайн-редагування документів, що сприяє комфортній роботі віддалених працівників та спрощенню взаємодії співробітників різних підрозділів

Завдяки стандартизації усіх робочих процедур ви зможете забути про помилки під час того чи іншого бізнес-процесу. Налаштовуйте стандартні маршрути узгодження, працюйте з шаблонами типових документів, які пройшли юридичну експертизу, забезпечте дотримання регламенту та усіх затверджених процедур. Забезпечте 100% виконання доручень завдяки контролю термінів та своєчасному виконанню робочих обов'язків. Будьте впевнені, що документи пройшли усі необхідні етапи погодження і підписання

Ми використовуємо тільки найсучасніший технологічні рішення, а наша LowCode платформа softXspace, на базі якої побудований продукт, дозволяє використовуючи no-code інструменти та самостійно розвивати рішення. Для захисту даних ми використовуємо сучасні технології ідентифікації користувачів: Bank ID, Mobile ID або КЕП, та двофакторну аутентифікацію (MFA). Ми забезпечуємо шифрування даних (як при пересиланні по мережі, так і у місці зберігання документів та метаданих). Окрім того, продукти мають сучасний дизайн, адаптований для роботи на мобільних пристроях та дозволяють працювати у системі безпосередньо з будь-якого браузера

Продукт може бути адаптований як для малого та середнього бізнесу, так й для великого корпоративного бізнесу з розгалуженої регіональною структурою та працівниками й клієнтами по всьому світу. Наші продукти на платформі softXspace завдяки low-code та no-code інструментам (зокрема BPMN) мають широкі можливості з налаштування та розвитку, підтримують горизонтальне та вертикальне масштабування, можливість побудови відмовостійких конфігурацій та комфортну одночасну роботу тисяч тисяч користувачів

Продукт підтримує централізоване та локальне розгортання: можливість встановлення рішення як в хмарі, так і у інфраструктурі вашої компанії, побудова гібридних рішень. Легкість налаштування продукту дозволяє швидко впровадити його в організації, адаптувати під процеси та корпоративні стандарти та оперативно розробити додаткову необхідну функціональність. Ми також можемо забезпечити вирішення інтеграційних задач, навчання та детальну документацію щодо продукту, якісну гарантійну та сервісну підтримку

Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами

Швидко інтегруйте систему з іншими продуктами на платформі softXspace: портал контрагентів, система управління договорами, закупівлями, архівами тощо. Доступні API (REST, SOAP, CMIS) дозволяють швидко інтегрувати продукт в інформаційний простір компанії

Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки поєднанню продукту зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами, CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce)

Інтеграція з сервісами Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange, Word, Excel, Power BI), Google (Drive, Docs, Gmail, Calendar, Meet). Інтеграція з сервісами електронного підпису та онлайн майданчиками юридично значущого електронного документообігу

Модуль scan&recognition: розпізнавання тексту з відсканованих документів будь-якого формату, повнотекстовий пошук за змістом сканованих документів, потокове сканування в систему, робота з QR- та штрих-кодами

Інтеграція сервісів підписання документів: ключі АЦСК України, Дія Підпис, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign. Хмарне/мережеве зберігання ключів підпису та візуалізація підписів